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プログラム運営と協定のメンテナンス
契約および協定締結後の運営は担当職員が中心となって行う。また、プログラムに参加する学生の募集やオリエンテーション実施などの送り出しに関わる業務、留学中の学生支援なども職員の役割だ。よって、プログラムの設置審査の段階から職員が参加し、プログラムの趣旨・内容を十分に理解した上で運営することが必要だ。「留学プログラムの開始、運営は、職員の協力なくして成功しえない」と川口副学長。
スムーズなプログラム運営のため、派遣先の担当ディレクター（職員）と密接な連携を図りながら信頼関係を築くことも重要になる。亜細亜大学では、外国人を含む国際交流部のスタッフが緊急時などに素早く対応できる体制をとる。さらに、パイロットプログラム以外は教職員が引率しないことを原則とするため、現地の担当者に「weekly report」の提出を義務付けているが、実際はほぼ毎日のように報告を受けているという。
プログラムをスタートさせて3年から5年後に内容を見直し、改善点や新たに盛り込む内容を検討する必要がある。「この際、学生の意見をフィードバックすることが非常に重要で、例えば受け入れ側が、学生何人に対して一人のアドバイザーを配置するかなどの細かな内容も検討すべき」と川口副学長は話す。
新たな協定先の選定
派遣先大学の選定にあたっては、プログラム内容から実施する国・地域を限定した上で、教員のネットワークを駆使したり、ホームページ等の情報により、候補となる大学を探すのが一般的だ。
ウェブサイトで、大学の組織や学習環境・生活環境を調査した後、メール等で直接コンタクトを取り、教職員が現地視察を実施する。学長や国際交流担当の教職員と直接会ってカリキュラムの内容を説明、交渉し、相手が誠意をもって学生を受け入れるかを確かめる必要がある。教育機関としてのミッションが明確であり、営利のみを追求するような大学でないかを見極めることも非常に重要だ。
これらの結果報告をもとに、実施するか否かを学内で審議する。
こうした調査や交渉は専門業者に依頼することも可能だ。しかし、大学が独自に行うことにより、コストが削減できるほか、相手校の姿勢や環境を直接調査し、生きた情報をもとに審議できるというメリットがある。「本学ではプログラム設置にあたっては教職員全体でプロジェクトを立ち上げている。直接、現地を見ることによって個人の熱意や全体の士気も高まり、協定締結の成功にもつながる」
（川口副学長）。
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